Een boekingssysteem kiezen voor je studio: 9 vragen om te stellen

Er zijn tientallen boekingssystemen voor sportscholen en studio’s. De meeste zijn gemaakt voor grote fitnessketens, met modules voor alles van toegangspoortjes tot voedingsschema’s. Als je een studio hebt met één of twee zalen, betaal je dan vooral voor dingen die je nooit gebruikt.

Met deze negen vragen zie je snel welk systeem bij jou past.

1. Wat kost het echt, per maand?

Vraag naar de totale prijs voor jouw situatie, niet de vanafprijs. Let op:

kosten per actief lid of per boeking;
losse modules (wachtlijst, app, betalingen);
opstartkosten of implementatiekosten;
transactiekosten bovenop die van je betaalprovider.

2. Hoe lang zit ik eraan vast?

Jaarcontracten zijn gebruikelijk bij grote pakketten. Voor een kleine studio is een maandelijks opzegbaar abonnement veel prettiger: als het niet bevalt, stap je over.

3. Regelt de wachtlijst zichzelf?

Niet elke wachtlijst is gelijk. Vraag of een vrijgekomen plek automatisch naar de eerste op de lijst gaat, of dat je zelf iemand moet inschrijven. Dat verschil merk je elke week.

4. Kan er nooit te veel geboekt worden?

Klinkt vanzelfsprekend, maar vraag het toch: wat gebeurt er als twee mensen tegelijk op de laatste plek tikken? Een goed systeem controleert dat op de server.

5. Moeten mijn leden een app downloaden?

Een app in de App Store klinkt professioneel, maar elke download is een drempel. Een web-app die leden met één tik op hun beginscherm zetten, werkt net zo prettig en is meteen klaar.

6. Zien mijn leden mijn merk of dat van het pakket?

Je studio is je merk. Kijk of de app jouw naam en kleur draagt, of vooral het logo van de leverancier.

7. Waar staan de gegevens van mijn leden?

Onder de AVG ben jij verantwoordelijk voor de gegevens van je leden. Vraag waar de servers staan (bij voorkeur in de EU of in Nederland), wie erbij kan, en of je een verwerkersovereenkomst krijgt.

8. Hoe gaat betalen?

Loopt het geld via de leverancier, of rechtstreeks naar jouw rekening? Systemen die met je eigen Mollie- of Stripe-account werken, houden het geld bij jou.

9. Wie help je als er iets is?

Bij een klein pakket bel je vaak met de mensen die het gemaakt hebben. Bij een groot pakket krijg je een ticketnummer. Bedenk wat je liever hebt op een maandagochtend om 6:50.

Een snelle checklist

Waar pod staat

We zijn natuurlijk niet onpartijdig. pod is gemaakt voor precies deze lijst: één vaste prijs vanaf € 49 per maand, maandelijks opzegbaar, een wachtlijst die zichzelf regelt, een app in jouw kleur, gegevens in Nederland. Betalingen via je eigen Mollie-account komen binnenkort.

Wil je zien of het bij je studio past? Bekijk hoe pod werkt of lees verder over een redelijk afmeldbeleid.