Een wachtlijst voor je yogales, zonder WhatsApp-gedoe

Een volle les is het beste wat je als studio kan overkomen. Tot de eerste afmelding binnenkomt. Want wie krijgt die plek? Degene die het eerst appte, degene die het hardst teleurgesteld was, of degene die je toevallig als eerste zag?

In dit artikel lees je hoe je een wachtlijst opzet die eerlijk is, weinig werk kost en je leden een goed gevoel geeft.

Waarom een wachtlijst in je hoofd niet werkt

Veel studio’s beginnen met een lijstje in een notitie-app of een WhatsApp-groep. Dat gaat goed zolang je drie lessen per week geeft. Daarna gaat het mis op drie plekken:

Je bent niet altijd bereikbaar. Een afmelding om 6:45 voor een les om 7:00 zie je pas als je al in de zaal staat.
De volgorde is niet zichtbaar. Leden weten niet of ze nummer 1 of nummer 6 zijn, en gaan dus vragen.
Je moet zelf iedereen informeren. Wie de plek krijgt, wil het weten. Wie hem niet krijgt ook.

Het resultaat: lege plekken in een les die eigenlijk vol zat, en een telefoon die nooit stil is.

Wat een goede wachtlijst doet

Een wachtlijst werkt pas echt als hij drie dingen automatisch doet:

Volgorde vasthouden. Wie zich als eerste inschrijft, staat bovenaan. Geen discussie.
Direct doorschuiven. Meldt iemand zich af, dan krijgt de eerste op de lijst meteen de plek, ook om 6:45.
Nooit te veel boeken. Twee mensen die tegelijk op de laatste plek tikken, mogen hem niet allebei krijgen.

Dat laatste klinkt technisch, maar het is precies waar handmatige lijstjes en simpele formulieren misgaan. In pod loopt elke boeking via één controle op de server, zodat het aantal boekingen nooit boven het aantal plekken komt.

Spreek een afmeldtermijn af

Een wachtlijst werkt alleen als afmeldingen op tijd komen. Daarom hoort er een afmeldtermijn bij: tot hoe lang voor de les mag iemand gratis afmelden?

Veel studio’s kiezen iets tussen de 2 en 12 uur. Een paar vuistregels:

Vroege ochtendlessen: kies een ruimere termijn, bijvoorbeeld 12 uur. Dan heeft de wachtlijst ‘s avonds nog tijd om door te schuiven.
Lessen met machines (reformer): elke lege plek kost direct omzet, dus een termijn van 12 tot 24 uur is gebruikelijk.
Kleine, vaste groepen: daar kan het soepeler, bijvoorbeeld 2 tot 4 uur.

Zet de termijn ook zichtbaar in je app en op je site. Dan weet iedereen waar hij aan toe is en hoef jij er geen gesprek over te voeren.

Wat je leden ervan merken

Voor leden voelt een goede wachtlijst vooral rustig. Ze zien dat de les vol is, tikken op ‘Wachtlijst’, en zien op welke plek ze staan. Komt er iets vrij, dan staan ze ingeschreven en zien ze dat in de app.

Daarmee voorkom je ook het ongemakkelijke gesprek bij de deur: ‘Ik had toch gevraagd of er nog plek was?’

Zo regel je het met pod

In pod staat de wachtlijst standaard aan. Je hoeft alleen je afmeldtermijn te kiezen. Daarna:

zien leden per les hoeveel plekken er nog zijn;
kunnen ze zich bij een volle les op de wachtlijst zetten;
krijgt bij een afmelding de eerste op de lijst automatisch de plek;
zie jij in het beheer per les wie er komt en wie er wacht.

Benieuwd hoe dat eruitziet met jouw rooster? Plan een kennismaking, dan laten we het je zien.